Virtual Private Network (VPN) pozwala na połączenie się przez modem i Internet z serwerem firmy i nawiązaniem bezpiecznego połączenia z jej siecią wewnętrzną, używając na przykład protokołu Point-to-Point Tunneling Protocol.
Ekstranet może być zastosowany w takich dziedzinach jak:
• bezpieczna, szybka, ciągła łączność między firmą, a dostawcami i odbiorcami;
• uzyskanie potwierdzenia dostępności produktów;
• możliwość ciągłego, natychmiastowego składania zamówień;
• monitorowanie stanu realizowanych zamówień
Do zalet Ekstranetu zaliczyć można:
• jednakowy dostęp wszystkich firm, bez względu na wielkość, czy lokalizację, do światowych rynków;
• zapewnienie kooperantom ciągłego 24 h dostępu do bazy danych firmy, bez dodatkowych wydatków;
• spadek kosztów prowadzenia działalności;
• skrócenie łańcucha pośredników;
• powstanie nowych typów aliansów strategicznych objawiających się bliskimi związkami pomiędzy firmą, a dostawcami oraz odbiorcami;
• zapewnienie szybszej informacji;
• automatyzacja wielu procesów, na przykład monitorowanie stanu magazynowego;
• efektywniejsza komunikacja;
• łatwiejsze zarządzanie danymi;
• płatność na drodze elektronicznej
Istotnym źródłem informacji w procesach kierowania są sieci Intranetu, Ekstranetu.
W rezultacie można zwiększać liczbę klientów bez zatrudniania dodatkowego personelu. Firma może ponadto zezwolić na ograniczony bezpośredni dostęp przez Internet do swoich danych dla klientów, dealerów i dystrybutorów zmieniając tym samym typ sieci z intranetowej na ekstranetową. Pozwala to znacznie ograniczyć liczbę typowych zapytań kierowanych do działu obsługi klienta, rezerwując je jedynie do spraw rzeczywiście wymagających ludzkiej interwencji.
Do przykładowych rozwiązań intranetowych dla komórek obsługi klienta można zaliczyć:
• informacje on-line, umożliwiające łatwy dostępu do informacji zebranych z wielu baz danych w celu szybkiego udzielenia odpowiedzi na pytanie;
• często zadawane pytania (FAQ), stanowiące zbiór odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania;
lakiery do paznokci o kliencie umożliwiające zbieranie danych o nowych lub wcześniej wprowadzonych do bazy klientach;
• wprowadzanie nowych zamówień i śledzenie ich realizacji, umożliwiającą natychmiastowe sprawdzenie możliwości i stanu realizacji zamówienia;
• rejestrację problemów i obserwacje stanu ich rozwiązywania poprzez tworzenie bazy danych o problemach klientów i sposobach ich rozwiązywania;
• poprawianie błędów czyli możliwość publikowania poprawek do programów na serwerach intranetowych lub internetowych;
• obsługę gwarancyjną - rejestrację umów gwarancyjnych oraz napraw przez uprawnionych sprzedawców poprzez sieć;
• przekazywanie problemów czyli możliwość formalnego przekazywania informacji o problemach technicznych do działów inżynieryjnych
Z punktu widzenia działalności finansowo-księgowej Intranet umożliwia:
• sporządzanie i udostępnianie raportów finansowych z zachowaniem poufności dla ściśle określonej grupy osób;
• publikację polityki firmy i procedur postępowania w jednym, dobrze znanym miejscu, dostępnym dla wszystkich - na stronie WWW.
Powodem dla którego Ekstranet (podobnie jak Intranet) od kilku lat zaczął cieszyć się ogromnym powodzeniem jest fakt, iż bazuje on na Internecie - technologii ogólnodostępnej, taniej i powszechnie używanej na całym świecie. Jej wykorzystanie wyeliminowało konieczność tworzenia nowej, a przez to kosztownej infrastruktury telekomunikacyjnej, dzięki czemu Ekstranet nie jest technologią kosztowną i może sobie na nią pozwolić nawet niewielkich rozmiarów przedsiębiorstwo.
Wydaje się, że szczególnie Ekstranet może mieć szerokie zastosowanie w procesach zarządzania. Norka okropna ciekawie pisze blaszane wiatraczki.